Сетевые информационные технологии обеспечили резкий рывок в электронных коммуникациях благодаря созданию стандарта на формат информации. Стандарт не только позволяет использовать информацию в одинаковом виде на различных компьютерах, но и модифицировать ее при помощи любого инструмента, допускающего редактирование информации в стандартном формате. Это вносит кардинальные изменения в систему документооборота промышленного предприятия, которая становится не только системой документооборота, но и системой управления потоками работ (workflow).

Инструменты координации или управления потоками работ  - самый новый тип инструментов сетевой информационной технологии. Надо отметить, что функциональность ранних систем управления потоками работ, основанных на закрытых корпоративных стандартах, была несколько выше функциональности  систем, ориентированных на сетевые информационные технологии. Но большинство новых сервисов систем управления потоками работ пришло в системы управления потоками работ из сетевых информационных технологий. Электронная почта и конференции, доски объявлений и группы новостей - все это сервисы интернет, которые оказали существенное влияние на развитие стандартов интранет на промышленных предприятиях. Поэтому системы, основанные только на закрытых стандартах, уступают в функциональности лучшим их реализациям средствами сетевых информационных технологий в системах интранет.

Главным отличием систем управления потоками работ от традиционных сетевых информационных технологий до недавнего времени была возможность контролировать процессы и управлять ими. Традиционные системы управления потоками работ представляют собой, как правило, приложения баз данных, в которых для координации деятельности используется разделяемое пространство данных. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки, однако теперь появилась возможность создавать приложения, в основе которых присутствуют оба подхода.

Поскольку разделение данных - суть традиционных систем управления потоками работ, постольку одной из главных проблем таких систем было совместное использование баз данных территориально удаленными друг от друга группами пользователей, применявших для доступа к данным портативные компьютеры.

Стандартным способом решения этой проблемы была репликация - создание идентичных копий баз данных для клиента и сервера, а затем их сравнение и копирование изменений при возникновении возможности. Первоначально каждый из производителей систем управления потоками работ разрабатывал и реализовывал собственную технологию репликации, в основе которой лежали собственные стандарты и базы данных. Позже появились средства, обеспечивающие синхронизацию состояний баз данных клиента и сервера при работе с большинством современных баз данных. Традиционные производители систем управления потоками работ пока продолжают создавать и продавать продукты с централизованным управлением, позиционируя их как свой вклад в интранет. Однако, на современном этапе развития самым эффективным средством построение системы управления потоками работ в интранет являются программные средства для поддержки бизнес модели с распределенным управлением и централизованной координацией.